زمانی که قرار است یک میهمان به عنوان میهمان خیلی مهم در
هتل پذیرش شود معمولا مدیر هتل، مدیر فروش و مدیریان سطح بالای
هتل
از قبل دستور قرارگیری میهمان در این رسته را صادر می‌نمایند. این دسته
از میهمانان معمولا از قبل اقدام به رزرو اتاق خود می‌نمایند.
تیم فروش همواره باید حداقل یک روز قبل، پذیرش را از VIP بودن میهمان
مطلع نماید. این کار فرصت مناسبی را در اختیار پذیرش قرار می‌دهد تا اتاق
مناسبی را برای میهمانان VIP رزرو و دیگر واحدهای
هتل را مطلع کند.
پس از رزرو شدن اتاق توسط واحد رزرواسیون یک درخواست به قسمت
خانه‌داری برای آرایش اتاق مطابق با استانداردهای VIP هتل ارسال می‌شود
واحد خانه‌داری مطابق با استانداردهای سرویس VIP
هتل اتاق را آماده نموده و به واحد پذیرش اطلاع رسانی می‌نماید.
در هنگام رزرو اتاق یک کد VIP به میهمانان تعلق می‌گیرد تا تمامی واحدها بتوانند میهمان را با آن کد شناسایی نمایند.
درصورتی که میهمان شما دارای ویژگی خاصی باشد و یا سرویس ویژه‌ای را
تقاضا نموده باشد، واحد رزرواسیون سریعا با واحد خانه‌داری تماس گرفته و
آنها را مطلع می‌نماید. به عنوان مثال ممکن است میهمان VIP شما از بالشت
یک کیلویی به جای بالش 750 گرمی استفاده نماید.