اگر شما از ارتباط با دیگران و کمک به آنها لذت می برید و به محیط هتل علاقه دارید، این شغل مناسب شماست.
متصدی پذیرش هتل ( فرانت آفیس ) فردی است
که با انواع واحدهای اقامتی اعم از هتل ها و متل ها و…و امکانات آنها
آشنایی داشته و مهارت خوبی در جلب میهمانان، پذیرش و ارائه خدمات مطابق با
خواسته آنها دارد. کار متصدی پذیرش هتل متنوع است: او به مهمانان خوش آمد
گفته، وضعیت رزرو اتاق ها را مدیریت و به درخواست های مهمانان در طول اقامت
پاسخ می دهد. کلیه کارهای مربوط به اطلاع رسانی، رزرواسیون، پذیرش و خروج
میهمانان بر عهده پذیرش گر هتل می باشد. در واقع بخش پذیرش، قلب یک هتل
محسوب می شود، زیرا اولین برخورد میهمان با پرسنل هتل در این بخش صورت می
گیرد.
متصدی پذیرش هتل باید در همه حال رفتاری مودبانه و صمیمی،
آرامش و صبر داشته باشد (حتی در شرایط بحرانی). او باید به همه جزئیات توجه
کند. متصدی پذیرش هتل باید از روابط عمومی خوبی برخوردار بوده و تاحدی با
روانشناسی افراد، لهجه ها و فرهنگ های مختلف آشنایی داشته باشد. او باید از
اصول فروشندگی و جذب مشتری به میزان لازم در کار خود استفاده کند. همچنین
با شناختی کاملی که از وظایف سایر کارکنان هتل دارد، در رسیدگی به خواسته
ها، پیشنهادات و شکایات احتمالی میهمانان، سرعت عمل لازم را به کار گیرد.
پذیرش گر هتل باید با نحوه بررسی درستی و اعتبار انواع کارت های شناسایی
اعم از کارت ملی، شناسنامه، گذرنامه و…میهمانان آشنا باشد. همچنین باید
انواع روش های رزرواسیون را شناخته و مراحل مختلف هر کدام را در هنگام نیاز
به خوبی انجام دهد.
یکی دیگر از کارهای مهم متصدی پذیرش هتل،
اطلاع رسانی به میهمانان می باشد. او باید به کلیه منابع اطلاعاتی شهر خود
دسترسی داشته و تا حد زیادی نیز خودش آنها را بداند. پذیرش گر هتل باید
بتواند هر نوع اطلاعاتی را که میهمان هتل می خواهد، در اختیارش قرار دهد.
پذیرش گر هتل به صورت شیفتی کار می کند. در هتل های بزرگ معمولا سه شیفت ۸ ساعته و در هتل های کوچک و مهمانپذیرها دو شیفت کاری وجود دارد.
خوشامدگویی به میهمانان در بدو ورود توام با احترام و ادب فراوان
انجام کارهای مربوط به رزرو اتاق برای مشتریان از طریق تلفن، ایمیل، فکس، نامه و یا حضوری
انجام کلیه کارهای لازم در هنگام ورود و خروج مهمانان از جمله گرفتن مدارک شناسایی معتبر از میهمان و بررسی صحت و اعتبار آنها، ارائه فرم مشخصات به میهمان و کمک به او در پرکردن آن، گرفتن و دادن کلید اتاق ها به میهمانان و …
توضیح کامل در مورد انواع اتاق های و امکانات هتل به میهمان و کمک به او در انتخاب اتاق مناسب و دادن کلید به او
گرفتن و دادن پیغام به میهمانان
پاسخگویی به درخواست های مختلف مهمانان ( از جمله رزرو بلیط تئاتر یا نگهداری اقلام با ارزش)
پاسخگویی به سوالات مهمانان و دادن اطلاعات مورد نیاز به آنها
بررسی و رسیدگی به پیشنهادات، مشکلات و شکایات میهمانان
آماده کردن صورت حساب ها و تحویل پرداخت های مهمانان در هنگام ترک هتل
همکاری با سایر کارکنان هتل برای ارائه خدمات بهتر به میهمانان
در اغلب هتل ها برای رزرو کردن و نگهداری جزئیات اطلاعات هتل از سیستم های کامپیوتری استفاده می کنند. در هتل های بزرگ معمولا چند پذیرش گر در محل پذیرش هتل کار می کنند و هر کدام مسئول بخشی از کار هستند، مثلا فردی مسئول بررسی انواع رزرو های انجام شده و هماهنگی آنها می باشد. اما در هتل های کوچک کار متصدی پذیرش هتل بیشتر بوده و کلیه کارهای بخش پذیرش و گاهی کار راهنمایی مسافران به اتاق هایشان بر عهده متصدی پذیرش می باشد.